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La gestión de documentos: qué responsabilidades implica en la empresa

martes, 18 de abril de 2017 0 comentarios

Responsabilidades de la empresa en la gestión de documentos

La gestión de documentos va muy unida a la organización de los procesos internos de una empresa.

El hecho de que existan grandes cantidades información interna y externa que almacenar y utilizar implica que deban ajustarse los comportamientos de la plantilla para lograr un fácil y adecuado acceso a la información y una buena gestión de los flujos de información.

Para gestionar bien el workflow, por tanto, la empresa no sólo tiene que enfocarse en realizar correctamente las técnicas de gestión documental, sino en utilizar la tecnología más eficiente para hacerlo de la manera más rápida, económica y eficaz posible para evitar errores.

¿Qué responsabilidades implica la gestión de documentos en la organización?

Una buena gestión de documentos implica colaboración y comunicación en el desarrollo de los procesos internos.

La facturación es sin duda una de las áreas donde los diferentes miembros de la empresa deben colaborar: comerciales, administradores, contables… todos deben ponerse de acuerdo en un sistema, unos mecanismos para la gestión de la facturación.

Esos mecanismos implican:

  • El responsable de marketing encarga un trabajo a un prestador de servicios, de acuerdo con el CEO de la empresa y con un presupuesto asignado. 
  • Hay un procedimiento: el responsable de marketing ha de validar que se ha realizado el trabajo y enviar la factura recibida al responsable de facturación para que se valide que es una factura correcta y legal. 
  • A continuación, luego éste debe encargarse de llevar a cabo el abono de la factura y, al mismo tiempo, enviarla al responsable de contabilidad para procesarla. 

Estandarización de sistemas y procedimientos automatizados. Son los dos puntos más importantes que hay que tener en cuenta si deseamos que durante ese proceso no se produzcan errores. En ese sentido, el uso de la tecnología ayuda mucho a mejorar los procesos. Por ejemplo, mediante el software gestión documental, se puede conseguir que diferentes miembros de la empresa puedan tener acceso al mismo documento a través de un programa en la nube.

La gestión de documentos no hace referencia, sin embargo, a la gestión de la facturación. También es importante gestionar todo tipo de documentos, como presupuestos, contratos, albaranes, informes y todo tipo de información operativa que sea necesario consultar en el desarrollo de una tarea.

La gestión documental implica, por tanto, la colaboración en el seno de la organización para lograr que las tareas se desarrollen en un tiempo razonable y obedeciendo a unos patrones de gestión eficaz.
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Los tocadiscos, otra vez

viernes, 22 de julio de 2016 0 comentarios


Hasta hace bien poco, hablar de tocadiscos, de vinilos, etc. significaba estar fuera de onda, ya que se relacionaban estos términos directamente con algo añejo y anticuado que debía dejar pasar a las nuevas tendencias en el mundo de la música y todos sus derivados.

Los avances tecnológicos los habían sepultado a un mero recuerdo nostálgico del pasado en pos de los nuevos aparatos digitales encabezados por los MP3, Ipods, etc.

Pero ya no es así, en plena fiebre “vintage”, donde lo que hasta hace bien poco era tachado de barroco o antiguo ahora es “cool” o “trendy”, convirtiéndose en elementos casi indispensables otra vez.

Una segunda o tercera juventud que muchos aparatos están experimentando con un auge pronunciado en sus compras y generando una nueva oleada de pasión sin mesura por estos elementos.

Con más fuerza si cabe, debido a la exclusividad que les invade ya que su fabricación y venda no está tan generalizada como tiempo atrás. Por esto, una aureola de atracción infundada los envuelve haciendo, otra vez, imprescindible tener un tocadiscos en nuestra casa.

A este fenómeno los grupos musicales más punteros internacionalmente no son ajenos, no es de extrañar que para incentivar las vendas de sus discos, en una época marcada por las tremendas dificultades del sector, al hacer frente a la piratería de las descargas ilegales, traten de aportar algo de valor extra y diferenciación a su producto, por eso tienden a premiar a los fans con ediciones exclusivas en vinilos, promociones que ponen de manifiesto la nueva edad de oro del tocadiscos.

Como todo lo exclusivo, los tocadiscos, o eso pensamos, tienen un precio desorbitado y son muy difíciles de encontrar. Pero no tiene porque ser así.

Y si te dijera que desde el sofá de tu salón puedes tenerlo y a un precio más que aceptable, ¿te lo creerías? Pues sí, BigBen tiene en su catálogo un fantástico tocadiscos (Vintage Madera Cassetes) que es la opción ideal para volver a sentir la magia de la música con un aparato único. Con 3 velocidades y reproductor de CD y de casetes, es el híbrido necesario para estar a la altura de cualquier demanda. Además dispone de una pantalla LCD, posibilidad de grabar tus vinilos (o Cds e incluso la radios) y un amplificador con dos altavoces integrados.

¡Una obligación tenerlo en tu casa!
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¿Estoy utilizando la tecnología adecuada para mi web?

viernes, 29 de enero de 2016 0 comentarios


Una página web funciona gracias a la tecnología. Se utiliza uno o más lenguajes de programación y bases de datos, hay un código fuente, un diseño y un servidor en el que está alojada la página. En ocasiones, incluso estamos utilizando herramientas que nos facilitan la gestión de la página web a partir de recursos de uso libre.

En consecuencia, manejar la tecnología de forma adecuada será esencial para que funcione bien nuestra web. Vamos a ver qué elementos básicos debes tener en cuenta para saber si estás usando la tecnología más apropiada para crear tu sitio web.

Decide qué hosting te conviene más

No se trata sólo de elegir el proveedor, sino también qué tipo de alojamiento web es el más adecuado.

El hosting compartido es uno de los más comunes, pero no siempre es lo más apropiado. Es mejor utilizar servidores VPS, ya que de esta manera tienen los recursos aislados, y podemos por ejemplo separar nuestra web de nuestra base de datos, o tener una mayor escalabilidad.

Otra opción que en ocasiones se utiliza son los servidores dedicados. Aunque los precios son más caros, ofrecen unas garantías de seguridad y escalabilidad mucho mayores. Son ideales para las webs maduras y avanzadas.

Elige los lenguajes de programación adecuados

El lenguaje o los lenguajes de programación que utilicemos forman parte de la tecnología utilizada para crear un sitio web, en lo que toca al software.
La mayoría de webs famosas y de gran prestigio (Facebook, Youtube, Twitter, Google...) no se limitan a utilizar sólo PHP, combinan varios lenguajes de programación como Python o Ruby.

Evidentemente, no todas las webs tienen ese grado de complejidad y la mayoría de las páginas comerciales que se crean no recurren a otros lenguajes fuera de lo común. Pero sí es una posibilidad si queremos personalizarlas de algún modo, por ejemplo si nuestra web contiene una aplicación web en Internet.

También debemos plantearnos si queremos crear un sitio web desde cero, o hacerlo sobre una base como un gestor de contenidos.

Determina el mejor CMS para ti

Supongamos que has decidido que vas a utilizar un gestor de contenidos o CMS. Los sistemas de gestión de contenidos se han popularizado como una de las fórmulas más sencillas a la hora de gestionar una página web.

Todos hemos oído hablar de ellos en alguna ocasión: Wordpress, Joomla o Drupal son algunos de los más conocidos. Para tiendas online, utilizamos programas como Magento o Prestashop.

Determinar bien el CMS que vamos a usar es clave.

Por ejemplo, se puede crear una tienda online con Wordpress, utilizando WooCommerce, pero este sistema de gestión no siempre es el más adecuado si queremos crear una tienda en línea con muchos productos y muy profesional. Para estos casos, lo mejor es utilizar un programa de comercio electrónico como los dos que hemos mencionado antes.
















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Fever: ¿Buscas planes en Madrid?

martes, 24 de marzo de 2015 0 comentarios

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Planes Madrid, el dilema del día a día. ¿Quién lo diría? Las redes sociales y demás tecnología 3.0 nos han dejado más aplatanados que nunca y ahora la típica frase de “A ver si quedamos” se queda en el aire y sin respuesta.

Si bien es cierto que las personas más importantes en nuestra vida no necesitan una excusa para pasar tiempo con nosotros, muchas veces perdemos la noción del tiempo y cuando nos queremos dar cuenta ¡Fulanito, hacía cuánto que no te veía! ¡Qué tiempos aquellos…! Madrid no es precisamente pequeño, y resulta tremendamente fácil no encontrar aquello que en el fondo, sabemos que nos falta.

¿Por qué ya no hay planes Madrid? Pues muy sencillo, porque ya no queremos perder el tiempo en pensar el cuándo, cómo y qué. Queremos que nos visite la virgen y nos lo sirvan todo en bandeja, a la velocidad de un like. Pero la verdad es que hemos dejado de esforzarnos.

Madrid, sin embargo, no ha dejado de ser quién es. Sigue teniendo sus rincones llenos de buenos y malos recuerdos, sus historias y misterios. Nunca se cansará de exhibirse, de mantenerse alzada tras cada amanecer sólo por ver como su público aplaude, y aplaude, y aplaude…

Sé sincero: ¿Te atreverías a perderte en las calles de Madrid? Si, como esta ciudad, está en tu naturaleza experimentar cosas nuevas y no perder las buenas costumbres, entonces estás en el lugar y momento adecuados. Lo único que necesitas es abrir bien los ojos, poner en modo alerta todos tus sentidos y empezar a disfrutar como Dios manda de planes Madrid.

Pero no te pongas nervioso, Madrid te lo pone fácil. Por eso mismo resulta tan sencillo disfrutar de algo tan común como dar un paseo por El Retiro, buscar eso que tanto anhelas por los puestos del Rastro o salir a tomar el aperitivo.

Si echamos la vista atrás un instante,  Ana Belén nos lo explicó mejor que nadie: ``Ahí está, ahí está viendo pasar el tiempo´´. Madrid es cómplice y confidente de todo el que quiera compartir sus secretos y sus bondades, incluso (o sobre todo) de ``un travestí perdido, un guardia pendenciero, pelos colorados, chinchetas en los cueros, rockeros insurgentes, modernos complacientes, poetas y colgados´´. Lo dicho, seas como seas, la capital te da la bienvenida y te aplaude por hacer Planes en Madrid.

Si todavía sientes algo de presión y te pierdes entre el abanico de posibilidades que te ofrece Madrid, no tires la toalla. Al menos no todavía, porque la era del follower, el like y el Trending Topic no sólo nos ha traído cosas malas. A grandes males como la apatía, grandes remedios como la aplicación Fever. El top of the tops de los solucionadores de quebraderos de cabeza, los ¿Tío qué hacemos? o los ¿Hoy es San Valentín? ¡No tengo nada!  Olvídate de todo eso y pásate a la aplicación que ha conseguido que no tengamos más que encender el móvil para encontrar (que no buscar) los mejores planes Madrid.

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Cómo elegir el nombre de dominio de una landing page

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Las landing page o páginas de aterrizaje son sitios web orientados a lograr una respuesta del usuario. Esa respuesta puede ser dejar su correo electrónico o comprar un producto. Queremos que realice una acción y para eso se emplean toda clase de técnicas psicológicas y comerciales para dirigir al usuario hacia un punto en concreto.

La finalidad no es tanto transmitir información, o que el usuario pase mucho tiempo navegando por esa web, sino que realice la acción que queremos. Esas landing page suelen estar en una página web independiente, ya que suelen promocionarse mediante e-mail marketing o algún canal de publicidad de pago, como Adwords o Facebook Ads.

Eligiendo el nombre para tu landing page

Un elemento importante cuando tenemos hechas nuestras landing pages es elegir el dominio en el que se visualizarán. En ese sentido, utilizar un programa de creación de páginas de aterrizaje que no nos permita tener un dominio propio no es muy profesional. Para optimizar la página al máximo para Google Adwords, por ejemplo, es interesante registrar un dominio que contenga la palabra clave.

El registro de dominios para landing pages es una actividad que, las empresas que suelen vender a través de este tipo de páginas, realizan de forma regular. Es importante dedicar tiempo a investigar palabras clave y ver oportunidades de negocio a través de dominios que aún no se hayan comprado.

Nosotros te recomendamos que registres el dominio que contenga la palabra clave que te interese para tu landing page. No importa tanto si es un .net, un .es o un .com Lo importante es que sea un dominio propio, o incluso, si no quieres que el usuario pierda de vista la página principal, tienes también la opción de utilizar un subdominio, que en muchos proveedores son gratuitos hasta cierto límite.

Tener desplegadas una serie de landing pages puede ser una buena forma de redirigir a los usuarios de tu lista de suscriptores o procedentes de la publicidad online para que realicen una acción. Llevarlos a la página principal no es la mejor idea, ya que hay más probabilidades de que ésta no coincida al 100% con sus intereses. Y en temas de publicidad de pago hay que hilar muy fino para traer el tráfico que genera beneficios.

¿Estás registrando dominios para creación de landing pages? ¿Tienes una estrategia en este sentido para conseguir resultados más allá de tu página principal? Te invitamos a compartir tu opinión al respecto en los comentarios.

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SignNow, aplicación para firmar documentos desde móviles o tabletas

lunes, 16 de julio de 2012 0 comentarios

SignNow, aplicación para firmar documentos desde móviles o tabletas

SignNow es una aplicación gratuita para Android y iOS que permite incluir una firma en cualquier documento, incluyendo PDFs.

Articulo completo: SigNow, aplicación para firmar documentos desde móviles o tabletas.

Enlace: signnow.com

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